Pośrednik nieruchomości nie powinien zaczynać wdrożenia AML od kupowania wzoru procedury. Pierwszym krokiem jest odpowiedź na pytanie, jakie czynności faktycznie wykonuje i czy mieszczą się one w katalogu instytucji obowiązanych.
01
Sprzedaż i najem nie mają tego samego progu.
Art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy AML obejmuje pośredników w obrocie nieruchomościami. Ustawa wyłącza jednak pośrednictwo zmierzające do zawarcia umowy najmu lub dzierżawy, gdy miesięczny czynsz jest niższy niż równowartość 10 000 EUR.
To oznacza, że próg 10 000 EUR odnosi się do miesięcznego czynszu przy najmie lub dzierżawie. Nie jest ogólnym progiem dla całej działalności pośrednika i nie ogranicza pośrednictwa przy sprzedaży nieruchomości.
02
Kwalifikacja to dopiero wejście do właściwego procesu AML.
Jeżeli działalność mieści się w zakresie ustawy, pojawiają się obowiązki charakterystyczne dla instytucji obowiązanej: ocena ryzyka odnosząca się do działalności, indywidualna ocena ryzyka klienta, stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, procedura wewnętrzna, szkolenia oraz dokumentowanie wykonanych czynności.
GIIF podkreśla rozróżnienie pomiędzy ogólną oceną ryzyka instytucji a oceną ryzyka konkretnej relacji lub transakcji. Obie warstwy powinny na siebie wpływać, a dokumentacja musi odpowiadać rzeczywistemu profilowi działalności.
03
KYC, UBO i PEP muszą działać jako proces, nie jako zestaw checkboxów.
W praktyce biura nieruchomości szczególnego znaczenia nabiera moment identyfikacji klienta i osób działających w jego imieniu, ustalenie beneficjenta rzeczywistego, zrozumienie struktury własności i kontroli oraz ustalenia dotyczące PEP.
Przy klientach będących spółkami samo odczytanie danych z rejestru nie kończy analizy UBO. GIIF wskazuje również na obowiązek odnotowania, wyjaśnienia i — po potwierdzeniu — zgłaszania właściwych rozbieżności między ustaleniami instytucji a informacjami w CRBR.
04
Ryzyko klienta powinno wpływać na intensywność działań.
Nie każda relacja wymaga identycznego zestawu działań. Ocena ryzyka powinna uwzględniać m.in. rodzaj klienta, geografię, strukturę własności, charakter transakcji, sposób nawiązania relacji i inne czynniki istotne w konkretnym przypadku.
Gdy ryzyko jest wyższe, proces powinien uruchamiać adekwatne wzmożone środki bezpieczeństwa. Ważne jest także bieżące monitorowanie relacji, a nie wyłącznie jednorazowy onboarding.
05
Kontrola pyta nie tylko o dokumenty, ale o możliwość wykazania działania.
Procedura, ocena ryzyka i formularze są potrzebne, ale z punktu widzenia compliance kluczowa jest możliwość odtworzenia procesu: kto wykonał czynność, kiedy, na podstawie jakich informacji i jaki był wynik.
Dlatego w modelu IurisNova rozdzielamy trzy warstwy: dokument, rzeczywisty proces oraz dowód wykonania. To nie jest terminologia ustawowa, ale praktyczny sposób znalezienia luk pomiędzy formalnym wdrożeniem a codzienną pracą biura.
LEAD MAGNET / CHECKLISTA
12 pytań kontrolnych dla biura nieruchomości
- 01
Czy faktycznie wykonujesz pośrednictwo w obrocie nieruchomościami objęte ustawą AML?
- 02
Czy odróżniasz pośrednictwo przy sprzedaży od pośrednictwa przy najmie lub dzierżawie?
- 03
Jeżeli pośredniczysz w najmie lub dzierżawie — czy prawidłowo oceniasz próg miesięcznego czynszu 10 000 EUR?
- 04
Czy masz aktualną ocenę ryzyka AML odnoszącą się do rzeczywistych klientów, transakcji i kanałów obsługi?
- 05
Czy procedura AML odpowiada temu, jak biuro naprawdę pozyskuje i obsługuje klientów?
- 06
Czy identyfikujesz i weryfikujesz klienta oraz osoby działające w jego imieniu we właściwym momencie?
- 07
Czy ustalasz beneficjenta rzeczywistego i potrafisz zrozumieć strukturę własności i kontroli klienta?
- 08
Czy masz praktyczny proces obsługi rozbieżności dotyczących UBO i CRBR?
- 09
Czy ustalasz status PEP i stosujesz dodatkowe działania, gdy jest to wymagane?
- 10
Czy wyższe ryzyko uruchamia wzmożone środki bezpieczeństwa i odpowiedni monitoring?
- 11
Czy zespół wie, jakie sytuacje nietypowe eskalować i kto podejmuje dalszą decyzję?
- 12
Czy po czasie potrafisz wykazać, kto, kiedy i na jakiej podstawie wykonał czynności AML?
AML CHECK DLA BIUR NIERUCHOMOŚCI
Sprawdź kwalifikację i gotowość AML swojego biura.
Najpierw rozdzielimy sprzedaż od najmu lub dzierżawy. Jeżeli podstawa AML zostanie potwierdzona albo będzie wymagała weryfikacji, przejdziesz do diagnozy dokumentu, procesu i dowodów wykonania. Wynik podstawowy zobaczysz bez podawania e-maila.
KONTAKT W SPRAWIE WDROŻENIA
Chcesz przełożyć AML na działający proces w swojej organizacji?
Zostaw podstawowe dane. Formularz przygotuje wiadomość do IurisNova z kontekstem tego materiału. Dane zostaną przekazane dopiero wtedy, gdy wyślesz wiadomość ze swojej poczty.
ŹRÓDŁA
Podstawy wykorzystane w artykule
- Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu — tekst jednolity, Dz.U. 2025 poz. 644, ELI
- GIIF — Komunikat nr 36 w sprawie oceny ryzyka instytucji obowiązanej
- GIIF — Komunikat nr 37 w sprawie rozbieżności dotyczących beneficjenta rzeczywistego i CRBR
Materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani potwierdzenia zgodności konkretnego biura. Zakres obowiązków należy oceniać w odniesieniu do rzeczywiście wykonywanej działalności i konkretnego stanu faktycznego.