Wirtualne biuro, spółki i trusty: kiedy zaczyna się AML?

Art. 2 ust. 1 pkt 16 ustawy AML jest ważny dla firm świadczących usługi corporate, trustowe i adresowe. Jednocześnie jest to przepis rezydualny: dotyczy przedsiębiorców, którzy nie są innymi instytucjami obowiązanymi. Dlatego kwalifikacja powinna poprzedzać wdrożenie procedury.

„Wirtualne biuro” nie jest samodzielną kategorią ustawową.

Ustawa nie posługuje się handlową nazwą „wirtualne biuro”. Znaczenie ma faktyczny zakres świadczenia. Pkt 16 obejmuje m.in. zapewnianie siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej albo jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.

Ten sam punkt obejmuje również tworzenie osób prawnych i jednostek organizacyjnych, pełnienie lub organizowanie pełnienia funkcji członka zarządu lub funkcji podobnej, określone usługi powiernika trustu oraz wykonywanie praw z udziałów lub akcji na rzecz innego podmiotu w ustawowo wskazanym zakresie.

Pkt 16 jest rezydualny — najpierw sprawdź, kim jesteś na gruncie AML.

Konstrukcja przepisu ma znaczenie praktyczne. Jeżeli podmiot jest już instytucją obowiązaną z innej podstawy — przykładowo ze względu na określony status zawodowy albo inną regulowaną działalność — nie należy automatycznie przypisywać mu pkt 16 tylko dlatego, że wykonuje usługę kojarzoną z obsługą spółek.

Dlatego dedykowany AML Check dla tej branży pozwala wrócić do pełnej kwalifikacji. To ważne zwłaszcza przy usługach świadczonych przez adwokatów, radców prawnych i spółki prawnicze, dla których ustawa przewiduje odrębne podstawy oraz szczególne rozwiązania dotyczące rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów.

To również działalność regulowana.

Działalność polegająca na świadczeniu usług wskazanych w art. 2 ust. 1 pkt 16 jest działalnością regulowaną. Co do zasady przedsiębiorca powinien uzyskać wpis do Rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów prowadzonego przez Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Katowicach.

Ustawa określa także warunki dotyczące niekaralności oraz wiedzy lub doświadczenia osób objętych tymi wymogami. Rejestr nie zastępuje więc AML, ale jest dodatkową warstwą gotowości, którą warto sprawdzić razem z procedurą i codziennym procesem.

W tej branży trzeba rozumieć nie tylko klienta, ale też sens tworzonej struktury.

GIIF w komunikatach dotyczących praktycznego stosowania środków bezpieczeństwa zwraca uwagę m.in. na spółki zakładane w Polsce przez cudzoziemców, korzystanie z wirtualnych biur oraz brak oczywistych gospodarczych związków z Polską.

W zależności od konkretnego ryzyka instytucja obowiązana może potrzebować informacji pozwalających zrozumieć powody utworzenia spółki, sposób korzystania z wirtualnego biura, rzeczywiste miejsce prowadzenia działalności, relacje handlowe i wiarygodność deklarowanego modelu biznesowego.

UBO i struktura kontroli są centralnym elementem procesu.

Przy usługach dla spółek i trustów szczególnego znaczenia nabiera ustalenie beneficjenta rzeczywistego oraz zrozumienie struktury własności i kontroli. Przy trustach trzeba dodatkowo uwzględnić właściwe osoby i role wynikające z konstrukcji prawnej trustu.

GIIF przypomina, że instytucja obowiązana nie powinna opierać się wyłącznie na informacjach z CRBR. Rozbieżności pomiędzy własnymi ustaleniami a rejestrem należy odnotować, wyjaśnić, a po ich potwierdzeniu — przekazać właściwemu organowi wraz z wymaganym uzasadnieniem i dokumentacją.

Dokumentacja powinna wynikać z rzeczywistego profilu ryzyka.

Gotowa procedura i wzór oceny ryzyka mogą być punktem wyjścia, ale powinny zostać dostosowane do faktycznej działalności. Inny profil ryzyka ma lokalne biuro obsługujące prostą rejestrację podmiotów, a inny firma przyjmująca klientów z wielu jurysdykcji, działająca zdalnie i obsługująca złożone struktury właścicielskie.

GIIF podkreśla, że ogólna ocena ryzyka powinna odzwierciedlać charakter i zakres działalności, a doświadczenia z konkretnych relacji i przypadków powinny wpływać na jej aktualizację.

LEAD MAGNET / CHECKLISTA

14 pytań kontrolnych dla usług na rzecz spółek, trustów i wirtualnego biura

01
Czy świadczysz co najmniej jedną z usług wskazanych w art. 2 ust. 1 pkt 16 ustawy AML?
02
Czy pkt 16 jest właściwą podstawą, czy podlegasz AML już jako inna instytucja obowiązana?
03
Czy masz wymagany status w Rejestrze działalności na rzecz spółek lub trustów albo potrafisz wykazać ustawowy wyjątek?
04
Czy osoby objęte wymogami potrafią wykazać niekaralność oraz wymaganą wiedzę lub doświadczenie?
05
Czy ogólna ocena ryzyka odzwierciedla klientów zagranicznych, kanał zdalny, adresy wirtualne i złożone struktury?
06
Czy procedura AML opisuje rzeczywisty onboarding klienta i podział odpowiedzialności?
07
Czy identyfikujesz klienta, reprezentanta i umocowanie przed wykonaniem właściwych czynności?
08
Czy ustalasz UBO oraz rozumiesz strukturę własności i kontroli, a przy trustach — właściwe osoby i role?
09
Czy masz proces odnotowywania, wyjaśniania i zgłaszania potwierdzonych rozbieżności CRBR?
10
Czy ustalasz status PEP klienta i beneficjenta rzeczywistego?
11
Czy przy podwyższonym ryzyku ustalasz gospodarcze uzasadnienie tworzonej struktury lub korzystania z wirtualnego biura?
12
Czy wyższe ryzyko uruchamia wzmożone środki i intensywniejszy monitoring?
13
Czy zespół rozpoznaje sygnały ostrzegawcze i zna ścieżkę eskalacji do osoby odpowiedzialnej za AML?
14
Czy potrafisz odtworzyć wykonane czynności AML i przechowujesz wymagane dowody przez właściwy okres?

AML CHECK / SPÓŁKI / TRUSTY / WIRTUALNE BIURA

Sprawdź kwalifikację, rejestr i praktyczne wdrożenie AML.

AML Check najpierw weryfikuje podstawę z art. 2 ust. 1 pkt 16. Następnie sprawdza status rejestrowy, dokumentację, KYC, UBO, PEP, ocenę ryzyka, monitoring, eskalację i dowody wykonania. Podstawowy wynik jest dostępny bez podawania e-maila.

Sprawdź usługi dla spółek i trustów Jak działa AML Check →

KONTAKT W SPRAWIE WDROŻENIA

Chcesz przełożyć AML na działający proces w swojej organizacji?

Zostaw podstawowe dane. Formularz przygotuje wiadomość do IurisNova z kontekstem tego materiału. Dane zostaną przekazane dopiero wtedy, gdy wyślesz wiadomość ze swojej poczty.

ŹRÓDŁA

Podstawy wykorzystane w artykule

Materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani potwierdzenia kwalifikacji lub zgodności konkretnego przedsiębiorcy. Właściwą podstawę AML oraz wymogi rejestrowe należy oceniać w odniesieniu do rzeczywiście wykonywanej działalności i statusu podmiotu.